Analiza Modułu Zarządczego

W związku z opracowywaniem koniecznych zmian, wynikających z przeprowadzonej technicznej analizy systemu informatycznego, pojawiła sią potrzeba opracowania modyfikacji dla obecnego Modułu Zarządczego w przedsiębiorstwie wnioskodawcy.

W wyniku przeprowadzonej analizy Modułu Zarządczego pojawiły się następujące wnioski:

  1. Obecny Moduł Zarządczy jest niewystarczający dla potrzeb wnioskodawcy oraz jego partnerów biznesowych
  2. Nie uwzględnia on wszystkich elementów współpracy wewnętrznej oraz zewnętrznej
  3. Brak w nim części składowych, pozwalających na skrócenie czasu potrzebnego na koordynację i weryfikacje określonych działań
  4. Nie umożliwia on bliżej współpracy z partnerami biznesowymi
  5. Nie uwzględnia on innowacyjnych trendów wykorzystywanych w szeroko pojętym zarządzaniu

Analiza pozwoliła na opracowanie szczegółowych wymagań wnioskodawcy, które podsumowane zostały w dokumencie potrzeb beneficjenta.

Analiza systemu IT

Aby stworzony wspólnie z partnerami system IT, spełniał swoją rolę konieczne było przeanalizowanie obecnych zasobów i bieżąca ocena posiadanego sytemu informatycznego. Z tego powodu przeprowadzona została analiza, której wyniki stały się danymi wyjściowymi dla tworzenia nowych rozwiązań.

Analiza wykazała, iż obecny system informatyczny:

  1. Nie spełnia oczekiwań zarówno wnioskodawcy jak i partnerów
  2. Nie jest w stanie obsłużyć obecnych i przyszłych procesów biznesowych
  3. Korzystanie z niego nie wpływa na zredukowanie czasu, potrzebnego do wykonania danego zadania
  4. Jest on niewystarczający do obsłużenia obiegu dokumentów w sieci pomiędzy wnioskodawcą a partnerami biznesowymi

W związku z tym zaproponowane zostały rozwiązania technologiczne, które usprawnią działanie obecnego systemu i pozwolą dostosować go do zmieniających się potrzeb wnioskodawcy i partnerów.

 

Zawiązanie Komitetu Sterującego

Organem nadzorującym powstanie aplikacji wspomagającej współpracę pomiędzy Pro-Development Sp. z o.o a Partnerami spółki , jest Komitet Sterujący. Wśród jego członków znajdują się Wnioskodawca oraz partnerzy biznesowi projektu. Wspólnie będą oni opiniowali poszczególne etapy pracy, dzięki czemu tworzona aplikacja będzie w pełni spełniała wymagania systemowe każdego z nich.

Równocześnie, zawiązanie Komitetu Sterującego pozwoli na  ciągły monitoring realizowanego projektu oraz dostosowanie konstruowanego systemu do potrzeb jego przyszłych użytkowników. Pozwoli to zagwarantować wnioskodawcy efektywność realizowanych przez niego procesów biznesowych a także wpłynie na sukces całego przedsięwzięcia.

 

Opis projektu

Projekt „ wdrożenie systemu B2B umożliwiającego integrację systemów biznesowych spółki Pro-Development Sp. z o.o” realizowany jest w ramach działania 8.2 – Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.

Jego celem jest opracowanie i implementacja systemu B2B, którego kluczowym elementem jest wdrożenie dedykowanego oprogramowania. Ma ono wspomóc współpracę spółki Pro-Developmet Sp. z o.o oraz trzech partnerów przedsiębiorstwa.

Specjalnie zaprojektowany system będzie opierał się na platformie oraz czterech modułach do automatyzacji procesów B2B.

Automatyzacji będą podlegały następujące obszary:

  1. Tworzenie i monitorowanie harmonogramów
  2. Budżetowanie
  3. Aktualizowanie budżetów poprzez automatyczne pobieranie do budżetów wprowadzonych do systemu wskaźników takich jak IRR, ROE, NPV, Capex
  4. Podpisywanie i autoryzowanie prac projektowych, dokumentów, w tym umów, protokołów, notatek, raportów w różnych fazach ich przygotowania, za pomocą bezpiecznego elektronicznego podpisu
  5. Ewidencjonowanie i generowanie faktur
  6. Spotkania koordynacyjne prowadzone w formie wideokonferencji z dostępem online do wszystkich plików w systemie i możliwością ich aktualizacji w trakcie wideokonferencji
  7. Kosztorysowanie projektów
  8. Wizualizowanie projektowanych budynków w 3D
  9. Prowadzenie e-dziennika budowy
  10. Zarządzanie powierzchniami przeznaczonymi pod wspólne usługi dla najemców powierzchni w parku technologiczno- naukowym: automatyzacja rezerwacji sal konferencyjnych, rejestracji na szkolenia, warsztaty i konsultacje prawne
  11. Raportowanie
  12. Bieżące monitorowanie w trybie online dokumentacji związanej z każdym lokalem komercyjnym, jakim wnioskodawca będzie zarządzał

Projekt podzielony będzie na 4 etapy realizowane od 01.10.2013  do 30.09.2015